【知らなきゃ損】ロッカーやデスクの鍵を紛失トラブル対処法を伝授します！

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オフィスにはデスクやロッカーなどのいわゆるオフィス家具と呼ばれるものが多数存在します。それらの中には重要な書類、今日明日の業務に不可欠な品々が入っていることも多いです。そして、重要だからこそ鍵をかけて保管している場合が多いのですが、だからこそ鍵を原因としたデスクやロッカーのトラブルも多いものです。
このような場合、当事者がどう対応するべきかを学んでください。会社の規模や業種に関わらず起こりえる問題だからこそ、覚えておくべき情報と言えます。

デスク・ロッカーの鍵トラブルの具体例

デスクやロッカーには様々な鍵トラブルが起こることがあります。そのケースにはどのようなものがあるのか、具体例を知ってください。

鍵の紛失によるトラブル

デスクやロッカーの鍵トラブルに関して最も多い例と言えるのが鍵を紛失して開けられなくなる状態です。社員の中で複数の人が持っている鍵もあれば、固有の人間しか持っていない鍵もありますが、特に固有の人しか持っていない鍵となると紛失すれば開けられなくなります。
スペアキーがある場合もありますが、スペアキーを作っていない会社も多い上、仮にスペアがあっても総務セクションなどが持っており、曜日や時間によっては早急に開けたくても開けられないということもあります。中に入っているものにもよりますが、それが会議やプレゼンに不可欠なものであったり、取引先への訪問や来社において重要な存在であれば本人はもちろん車内は大パニックになります。
これは会社で起こりがちな話ですが、個人事業主の方がワークスペースにおいて見舞われるトラブルでもありますし、デスクだけに限って言えば個人の家においても発生する可能性があります。そのため、こうしたトラブルへの対策を日頃から心得ておくことは大切です。

社員が持ち帰るケースや社員が持ったまま退職するケース

鍵を失くすケースが鍵トラブルの中で多いものの、失くしてこそいないものの必要な場所にないという事態もあります。特にロッカーの場合、とても重要な品々を入れておくロッカーとなればあまりにスペアキーをたくさん作ってしまうと機密漏れなどの観点から良くないと判断され、特定の役職に就いた人のみが持つケースもあります。
この場合、当該社員がいれば問題ありませんが、休暇などで出社しておらず、開かないという事実に当日になって気づくこともあるのです。さらに、早退や遅刻など予期せぬトラブルによって鍵を開けられる人間が会社にいないということもあります。
早急に連絡をとることができ、来社してもらうという方法もありますが、状況によってはすぐさま出社することができないことも多いものです。休暇や退社後にパニックになるケースでは、本来予めその社員が在社している時間帯に開けてもらうなどしてトラブルの回避をおこなうことが大切ですが、うっかり忘れてしまっていることもあって、こうしたトラブルに発展してしまうのです。
また、退職によって辞めた社員がそのまま持って行ってしまったり、本来会社に置いて帰らなければならない鍵を社員がミスで持ち帰ってしまうというケースもあります。このように人間のうっかりミスはどのような職場においても起こりやすいことなので、いざという場に備えて予備の鍵を作成するなどマニュアル化しておきたいものです。

鍵を壊してしまって開かないトラブル

ロッカーやデスクの鍵にまつわるトラブルの中には、鍵が手元にあったものの、鍵の入れ方などが原因となって鍵を壊してしまうケース、もしくは鍵穴を壊してしまうケースがあります。
また、使い方には問題なかったものの、長年使用してきた中でガタが出ていてちょうど大切な日に開かなくなるという事態も存在します。このような場合に無理して開けようとして余計に状況を悪化させるケースもあります。
無理矢理開けようとして物理的に破壊してしまうと、鍵が手元にあってもどうしょうもない状況となってしまうため、デスクにしてもロッカーにしても大切に使用していく心掛けは重要です。

暗証番号形式や指紋認証方式のロッカーやデスク

会社によってはロッカーやデスクによくある鍵ではなく、暗証番号を入力して開閉をおこなうタイプや指紋認証などの生体認証によって開錠をおこなうものがあります。また、社員証が入館証を兼ねているような会社の場合、この社員カードで入退室の管理をおこなうと同時にデスクやロッカーに関しても開閉できるキーとなっている場合があります。
こうしたタイプのデスクやロッカーの場合、鍵を紛失するというトラブルは起こりにくいものの、ハイテクだからこそ起こる機器側の不具合が発生してしまうこともあるのです。そして、不具合の場合には厄介なことに社員ではどうにもならないことが多いのも事実です。
社内に担当者はいるでしょうが、時間によっては退社後であったり、担当者が調べてもどうにもならないケースも多く、メーカーなどに対応してもらうことになるケースもあります。その場合には時間もかかり、早急に出したいものがある場合などには困り果てることとなります。
特に怖いのがひとつの部署の全てにおいて不具合が生じるようなケースです。ひとりだけなら周りがフォローするような形で業務に支障がない形で進めていくこともできますが、それが部署ごととなると大変なことになります。無論、多くのデスクやロッカーは不具合が起こらないように作られていますし、メーカーも即時の対応をとってくれることが多いのですが、こうした形の鍵トラブルがあることも知っておきたいところです。

デスクやロッカーが開かない場合の対処法

デスクやロッカーの鍵が開かない場合、当事者は何をするべきなのでしょうか。
中には慌てふためくばかりの人もいますが、それでは物事が前進しません。解決に向けて、さらには業務の円滑な遂行に向けて落ち着いて行動してください。

鍵を紛失もしくは手元にない場合の対処方法

鍵トラブルの中には鍵を紛失してしまうケースがあります。このような場合、スペアキーがどこかにあったり、マスターキーのような感覚で社内の管理部門などが鍵を保有している場合もあります。しかし、そのような存在さえなければお手上げです。仮に鍵がどこにもなく、尚且つ鍵をどうしても開けなければいけない場合には、鍵の開錠を専門にする業者への依頼も検討しましょう。
無論、その場でバールなどの工具を使って無理矢理開錠する方法もあります。しかし、その場合には中身を取り出すことは可能となり、その場のピンチを切り抜けることはできますが、会社内における設備を壊すことになりますので、その後のコストなども考えると最善の策とは言えません。
また、費用以外にも重要書類を入れるロッカーを失ってしまうリスクもありますので、壊すのは最終手段にしたいものです。ピッキングという形で社内にある道具を使用して開ける方法もありますが、やはり専門知識が必要になりますし、鍵穴に入れたピンなどが折れて更に開錠が面倒になることもあります。
そのため、このような状況になるよりは、専門業者に最初から依頼したほうが最小限のコストと時間でトラブルを解決することができるものです。ロッカーの費用は様々ですが、高額なものは数10万円するケースが圧倒的です。鍵のトラブル解決の業者に依頼した場合にはケースによっては1万円前後で終わることもあるため、安くトラブルを解決させるためにもありがたい存在と言えます。
業者によっては即座に駆けつけ、鍵が開かない状況になった30分後には鍵を開けてくれることもあるため、頼り甲斐のある存在と言えます。また、手元にない場合には即座に持っている人間に駆けつけてもらうことが大切ですが、それが不可能なのであれば鍵を紛失した場合と同様に鍵をプロの手によって開けてもらいましょう。

鍵が折れた場合や鍵穴が壊れた場合の対処方法

鍵穴に鍵を挿したあと、無理な力を加えるなどすると鍵が折れてしまったり、鍵が曲がってしまうこともあります。そうなると仮にスペアキーなどがあっても開けることはできません。この場合、選択肢は2つに絞られます。ひとつは鍵を回して正常に開錠させることを諦めて、ロッカーやデスクをこじ開けるという方法です。
そのロッカーやデスクによりますが、隙間にバールなどの道具を差し込み、力によってこじ開けることによって、なんとか中身を取り出すことができるケースは多いものです。無論、中に何が入っているかによりますが、経費のことなど抜きにしてとにかく開けなければいけないという状況であれば、このような方法も検討したいものです。
また、もうひとつの方法は鍵の開錠業者に対する即座の連絡です。鍵穴が壊れていたり、鍵穴に曲がった鍵がささったままという場合でも、業者ならばロッカーやデスクを壊さずに開けてくれます。もちろん、すべてのケースに当てはまるわけではありませんが、鍵のシステムそのものをロッカーやデスクから取り外して開く方法があるのです。
無論、このような取り外しは素人にできるものではありませんし、そもそも自分でできるならば機密書類を守るためのデスクやロッカーとしての役目を果たしていません。そのため、鍵が開かずに困った際にはトラブル時に駆けつけてくれる各種業者を有効活用しましょう。鍵の開錠を専門にしている業者もあれば便利屋さんなどがサービスのひとつとしておこなっている場合もあります。
費用はそれぞれの業者ごとに異なりますし、作業内容や作業をおこなう時間などによっても変わりますが、概ね1万円前後で開錠をおこなってくれる会社が多いです。そのため、大切な仕事上の資料や機器などを取り出す必要がある際には、このような方法も検討しましょう。ただし、中に入っているものを取り出すために開錠したいものの、すぐさま開けなくてもいいという時間的な余裕があるようなケースではメーカーに問い合わせることも大切です。
ロッカーにしてもデスクにしてもその製品を作ったメーカーは鍵が開かない場合に備えてスペアキーを持っていたり、特殊な開錠方法を持っている場合もあります。開けてもらうまでには時間もかかりますが、それを待てるのであればメーカーに依頼したほうが格安もしくは無料で済むため、経理などには喜ばれるはずです。

システムの不具合による鍵トラブル対処法

指紋認証や静脈認証、さらには顔認証や社員証による開錠など、鍵を開けるためのシステムが組み込まれたロッカーやデスクにおいて不具合が生じた場合、この対応は社内の人間では不可能なケースが多いものです。そのため、このケースに当てはまる鍵トラブルが生じた際の対処方法としては、メーカーへの問い合わせをおこなうことが先決です。
メーカーの担当者が来訪してくれた上で修理や開錠をおこなってくれるため、鍵を開ける際には手っ取り早い方法となります。ただし、来訪までに時間がかかるケースもあるため、そのことは念頭に置いておく必要があります。しかし、メーカーや機種によっては電話などで問い合わせることで緊急時の開錠方法を教えてくれたり、マニュアルに緊急開錠の方法が用意されている場合もあります。具体的には設定をリセットするような形で開錠が可能なのです。
もちろん、すべての製品に当てはまるわけではありませんが、緊急時に待ち時間なく開錠できる方法なのでいざというときのために覚えておきましょう。

デスクやロッカーの鍵トラブルを防ぐ方法

デスクやロッカーの鍵トラブルは多くの職場で起こってしまっています。誰しもトラブルを起こしたいとは思っていませんが、何かしらの原因で起こってしまうことがあるのです。しかし、それを事前に防ぐためのノウハウも存在しますので、ぜひその方法を覚えておきましょう。

スペアキーを作って万が一の場合に複数の選択肢を残す

会社内において鍵トラブルを防ぐための方法は、鍵を紛失しないことは言うまでもありませんが、開ける方法を複数用意するという形もあります。たとえば、ロッカーの鍵をひとりしか持っていない会社は珍しくありません。たしかに重要書類を入れておく場合には複数の人間が開けられる環境にしてしまうと様々なリスクも増えます。
しかし、同時に鍵が開かなくなるというリスクも生じやすくなります。仮に鍵を持っている人間がどうしてもそのロッカーを開けなければならない日に病欠となれば、誰かがその社員の自宅まで出向いて鍵の受け渡しをおこなうなどという手間もかかります。さらに、状況によっては予定通りの時間に鍵を開けることができない場合もあります。そのため、こうした事態を見越して鍵を複数用意し、別の人間が持つことも検討しましょう。そうすれば病欠などにも対応が可能です。
ただし、複数の人間が鍵を持つといっても、あくまでもメインで保有するのは1人だけに限定しておき、もうひとつの鍵に関してはスペアキーという扱いにしておくことが大切です。たとえば担当者の上席者などがこのスペアキーを持っておくなどの形です。
スペアキーがどこにでもあるようでは機密などの観点から問題がありますので、固有の人間に持たしておきましょう。また、仮にひとりが持つ場合でも、その社員自体がスペアキーを持っておくことも大切です。デスクの鍵に関しては特に固有の社員だけが持つわけですが、失くしてしまうリスクを考える際にはスペアキーを持っておくことを検討しておきましょう。

鍵を社外へ持ち出さないルールのマニュアル化

デスクやロッカーにまつわる鍵トラブルの中には社員が社外に鍵を持ち出してしまったがために鍵が開かないケースも多々あります。この中には社外への持ち出しが特に禁止されていない会社もあります。会社が禁止していない以上、持ち帰った社員を責めることはできませんが、その社員が持ち帰っていなければ鍵が社内に存在し、トラブルを防ぐことができるわけです。
つまり、これをルール化してしまえばいいのです。社員がどのような鍵であっても社外へ持ち出すことを禁止すれば、ロッカーやデスクの鍵が開かなくなるという事態を防ぐことができるのです。中には玄関の開閉やオフィスへの入退室をおこなうための鍵とデスクやロッカーの鍵が共通というケースもあり、この場合には持ち帰ってしまうこともあります。
仮にこうしたケースに当てはまるのであれば、鍵をそれぞれ変えることを考えておきたいものです。そもそもひとつの鍵でどこもかしこも開くようでは、防犯や機密保持を確約できていません。鍵をかけるほど大切なものを入れる場所なのですから、固有の鍵を用意してそれを社内に置いて帰るというルールを作りましょう。
もちろん、会社内に鍵を置いて帰る場合、それをどこに置くのかということも考えないといけませんが、これは鍵ボックスのような専用の保管スペースを用意すれば解決します。そして、この保管スペースを開けるのは社員証による認証などにすれば、誰がどの鍵をいつ持ち出したのかまで把握することができ、機密漏れなどのトラブルを防ぐ効果も生まれます。これまで社員が鍵を持ち帰っていた会社では、これまで運よくトラブル化していなかっただけと考え、これまでのシステムや運用を見つめ直すことが大切です。

デスクやロッカーの中身を複数の場所に共存させる

鍵トラブルへの対処法としては、基本的に鍵とどう向き合うかが重要なポイントです。しかし、デスクやロッカーの中身をどう扱うか、どう保管するのかという視点も重要です。どういうことかといえば、鍵が開かなくなった場合に備えて、中身を複数の場所に共存させるのです。
たとえば会議で使用する資料を必ず保管しておくロッカーがあるとします。この書類は部外秘や社外秘というケースも多いですから、鍵がかかるロッカー内への保管がルールになっている会社も多いはずです。しかし、その際にひとつのロッカーだけにその書類を収めていたのでは、万が一の鍵トラブルの際に慌てるばかりです。ひとつのロッカーにすべてを集中させていると、鍵を開けるしか対応策がありません。
一方、仮に2つのロッカーに同じものがあった場合どうなるでしょうか。ひとつ目のロッカーが開かないとしても、そのバックアップとして保管してあった2つ目のロッカーの中身を使用すればいいだけです。無論、ひとつ目のロッカーの鍵トラブルには向き合わないといけませんが、取り急ぎ会議に必要な資料に困ることはありません。
重要な資料だからこそ鍵のかかる場所に保管しておきたい気持ちはとてもよく理解できますが、だからこそ複数の場所に置いておくという選択肢も考えておきたいものです。鍵への対策だけではなく、鍵が開かなくなるケースはあることを前提に保険をかけておくことも重要なのです。

まとめ

鍵のトラブルは皆無のまま日常が過ぎていくのがベストです。しかし、人間ですから不注意もありますし、機械だからこそ不具合が生じてしまうこともあります。仮に鍵が開かなくなった場合にはそれぞれのケースごとにベストな対処方法を見つけて行動しましょう。
また、そもそも論としてトラブルを防ぐことも大切なのです。

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